ERPNext: Das Open-Source-ERP einfach erklärt

Was ist ERPNext?

ERPNext ist eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning), mit der Unternehmen ihre Kernprozesse in einem System abbilden: vom Angebot über den Einkauf und das Lager bis zur Rechnung und zur Buchhaltung. Entwickelt wird ERPNext von Frappe Technologies aus Indien gemeinsam mit einer weltweiten Community. Der Quellcode ist auf GitHub öffentlich und steht unter der freien Lizenz GNU GPL v3.

Technisch baut ERPNext auf dem Frappe Framework auf, einem Web-Framework in Python und JavaScript mit MariaDB als Datenbank. Das hat zwei Folgen, die im Alltag wichtig sind:

• Alles läuft im Browser. Es gibt keine Installation auf den Arbeitsplätzen; auch mobil ist ERPNext nutzbar.
• Es ist erweiterbar. Eigene Felder, Formulare, Workflows und Berichte lassen sich oft ohne Programmierung anlegen. Größere Erweiterungen werden als eigene „Apps“ entwickelt, die neben ERPNext installiert werden und Updates überstehen.

Die aktuelle Hauptversion ist ERPNext v16, erschienen im Januar 2026. Sie bringt unter anderem einen eigenen MRP-Ablauf für die Produktion, frei gestaltbare Finanzberichte und eine überarbeitete Oberfläche.

Module im Überblick

ERPNext ist modular aufgebaut. Du nutzt nur, was du brauchst, und schaltest den Rest aus.

ERPNext in Deutschland: Buchhaltung, DATEV, GoBD, E-Rechnung

Im Standard ist ERPNext international ausgelegt. Für den deutschen Alltag gibt es Ergänzungen aus der Community, vor allem die frei verfügbare App erpnext_germany. Damit und mit weiteren Erweiterungen sind unter anderem möglich:

• Kontenrahmen SKR03 und SKR04
• Berichte wie Summen- und Saldenliste und Zusammenfassende Meldung
• automatische Prüfung von EU-Umsatzsteuer-IDs
• DATEV-Export für die Steuerberatung und Belegübergabe
• Datenexport für die Betriebsprüfung (GDPdU) und Einstellungen, die GoBD-konforme Abläufe unterstützen, etwa Einschränkungen beim Löschen von Verkaufsbelegen

E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 alle. ERPNext kann XRechnung und ZUGFeRD über Erweiterungen erzeugen und einlesen. Prüfe bei der Auswahl, welche Variante dein Steuerbüro und deine Kunden erwarten.

Diese Apps setzen wir für Deutschland ein

Für Buchhaltung, Steuerberatung und GoBD-konforme Abläufe kombinieren wir die Apps von ALYF, einem ERPNext-Dienstleister aus Deutschland, mit eigenen Apps von HexaMain. Die wichtigsten Apps von ALYF:

• erpnext_germany: Anpassungen für deutsche Unternehmen, etwa Kontenrahmen, Berichte und Prüfung von USt-IDs
• erpnext_datev: Übergabe von Buchungen und Belegen an DATEV
• eu_einvoice: E-Rechnungen erstellen und einlesen
• banking: Bankumsätze abrufen und mit den Belegen abgleichen

Wo die Standard-Apps nicht ausreichen, ergänzen wir ERPNext mit eigenen Apps.

Was kostet ERPNext?

Die Software selbst kostet nichts – es gibt weder Lizenz- noch Nutzergebühren und keine kostenpflichtige „Enterprise-Version“. Bezahlen musst du für:

1. Hosting: einen Server oder einen Cloud-Dienst. Frappe selbst bietet mit Frappe Cloud gehostete Instanzen ab rund 5 US-Dollar im Monat an (Stand Oktober 2026). Für Unternehmen mit mehreren Nutzern, Backups und Support ist ein eigener Server oder ein Managed-Angebot üblich.
2. Einführung: Prozessaufnahme, Einrichtung, Datenübernahme aus dem bisherigen System, Schulung. Das ist meist der größte Posten und hängt von der Zahl der Prozesse und Schnittstellen ab.
3. Anpassungen: eigene Felder, Berichte, Druckvorlagen oder Apps für besondere Abläufe.
4. Betrieb und Support: Updates, Überwachung, Sicherungen und Ansprechpartner bei Fragen.

Im Vergleich zu lizenzbasierten Systemen fallen die laufenden Kosten pro Nutzer weg. Gerade wenn viele Mitarbeitende nur gelegentlich im System arbeiten, macht das einen deutlichen Unterschied.

Installation und Betrieb

Für den Betrieb gibt es drei übliche Wege:

• Frappe Cloud: die gehostete Variante des Herstellers. Schnell eingerichtet, Updates inklusive.
• Eigener Server mit Docker: Das offizielle Projekt frappe_docker liefert fertige Container. Gut für Test- und Produktivsysteme, wenn jemand Server, Backups und Updates betreut.
• Eigener Server mit Bench: die klassische Installation mit dem Kommandozeilenwerkzeug „bench“. Flexibel, aber mit mehr Pflegeaufwand.

Wichtig für den Produktivbetrieb sind regelmäßige, getestete Sicherungen, ein Plan für Versions-Updates (ERPNext erscheint etwa jährlich in einer neuen Hauptversion) und Überwachung von Speicher und Hintergrundprozessen.

Bei HexaMain läuft ERPNext in unseren Rechenzentren in Deutschland, unter anderem auf unserer Plattform HexaCubes.

ERPNext oder Odoo?

Odoo ist die bekannteste Alternative. Beide sind modular und webbasiert, unterscheiden sich aber im Lizenzmodell:

• ERPNext ist vollständig Open Source. Es gibt keine kostenpflichtige Edition mit zusätzlichen Funktionen.
• Odoo gibt es als Community Edition (Open Source) und als Enterprise Edition mit Lizenzgebühren pro Nutzer. Viele Funktionen, etwa Teile der Buchhaltung, sind nur in der Enterprise Edition enthalten.

Welches System besser passt, hängt von Branche, Prozessen und vorhandenen Erweiterungen ab.

Für wen eignet sich ERPNext?

ERPNext passt gut zu Unternehmen, die

• Handel, Dienstleistung oder Fertigung in einem System abbilden wollen,
• keine Lizenzkosten pro Nutzer zahlen möchten,
• Abläufe an das eigene Geschäft anpassen statt sich an eine Standardsoftware anpassen wollen,
• Wert auf offene Schnittstellen legen, zum Beispiel zum Onlineshop.

Weniger geeignet ist ERPNext, wenn eine streng branchenspezifische Speziallösung gefordert ist oder wenn niemand im Unternehmen bereit ist, Prozesse bei der Einführung mitzugestalten. Die Lohnabrechnung nach deutschem Recht übernimmt ERPNext nicht; dafür bleibt in der Regel das Lohnprogramm der Steuerberatung im Einsatz.

ERPNext und Shopware: Shop und ERP aus einer Hand

Für Onlinehändler ist die Verbindung zwischen Shop und ERP entscheidend: Artikel, Preise und Bestände kommen aus dem ERP, Bestellungen und Kunden fließen zurück, Rechnungen und Buchungen entstehen automatisch. Mit Shopware als Shopsystem und ERPNext als Warenwirtschaft entsteht eine Kombination ohne Lizenzbindung – vorausgesetzt, die Schnittstelle ist sauber geplant und wird betreut.

Wir verbinden Shopware und ERPNext mit einer selbst entwickelten Lösung: einer App auf der ERPNext-Seite und einem Plugin für Shopware.

Häufige Fragen